Unsere Lösungen

IT Lösungen für Homeoffice

Kennen Sie das auch?

Am Anfang steht eine  Fragestellung

Für Unternehmen in klassischen Büroumgebungen stellt die Einführung von Home Office und verteiltes Arbeiten an unterschiedlichen Standorten häufig eine große Herausforderung dar, die es zu lösen gilt. Vieles davon lässt sich mit technischen Mitteln unterstützen und lösen. Neben dem gemeinsamen Zugriff auf Daten und Anwendungen gilt es auch, die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu gewährleisten. Auf diese Weise integriert, lassen sich viele berufliche Tätigkeiten in das Homeoffice verlagern und der Homeoffice-Anteil großflächig im Unternehmen ausrollen. Auch für kurzfristige Herausforderungen, wie sie im Zuge der Corona-Krise von Unternehmen zu bewältigen sind, gibt es zahlreiche Mittel und technische Lösungen, um Mitarbeitern die Arbeit von extern zu ermöglichen und dadurch den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten zu können. 

Folgende Auswahl an Fragen stellten uns unsere Kunden initial in bereits durchgeführten Homeoffice-Projekten. Diese Beispiele stellen nur einen kleinen Auszug der Aspekte dar, die bei einer großangelegten Homeoffice-Einführung gelöst werden müssen. Wir freuen uns darauf, auch Ihnen und Ihren Fragestellungen beratend zur Seite stehen zu dürfen.

Organisatorische Fragestellungen

Home-Office Arbeitsplatz
"Wie organisiere ich die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander?"

Ihre Firma ist ein lebender Organismus, die Stimmung in Ihrem Unternehmen spiegelt sich auch in Ihren Umsätzen und in Ihrem Kundenstamm wieder. Die Kommunikation der Mitarbeiter darf nicht eingeschränkt werden. Es muss einen einfach zu nutzenden Kommunikationskanal zwischen allen Personen geben, sodass sich diese untereinander austauschen können. 

Die klassische E-Mail ist hier oft zu förmlich und sollte der wichtigen Geschäftskorrespondenz vorenthalten sein. Besser Sie setzen auf eine vom Unternehmen freigegebene Chat-, bzw. Kommunikationssoftware wie bspw.  Microsoft Teams oder Mattermost.

“Reicht Telefonie und E-Mail oder brauche ich Videokonferenz?”

Mitarbeiter sind es gewohnt sich untereinander von Angesicht zu Angesicht auszutauschen. Die gegebene Information des Gegenübers wird durch dessen Gestik und Mimik stark untermalt und verleiht der Information oft einen ganz anderen Sinn (bspw. ein wohlwollendes Lächeln). Wenn interne Abstimmungen, oder auch Abstimmungen mit Kunden, sonst persönlich stattgefunden haben, so sollte nicht auf die Möglichkeit der Videokonferenz verzichtet werden.

“Welche Dienste müssen zuerst HomeOffice-tauglich sein? Wie organisiere ich das?”

Die tägliche Arbeit darf nicht ins Stocken geraten. Eine Bewusstmachung der kritischsten und meistgenutzten Dienste hilft bei der Aufrechterhaltung des Geschäftsprozesses. Die als “kritisch” oder “am meisten genutzt” klassifizierten Dienste sollten als erstes “Homeoffice”-tauglich gemacht werden. Die Klassifizierung kann bspw. durch die Befragung der einzelnen Abteilungsleiter stattfinden. Hier müssen IT und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten, sodass alle Dienste bewertet werden und hierbei kein selbstverständlicher Dienst wie E-Mail im vornherein vergessen wird.

“Wie organisiere ich die Arbeit homeoffice-kompatibel im Geschäftsalltag?”

Hier sind Ihre Mitarbeiter und deren Selbstdisziplin gefragt. Es sollten trotz der flexiblen Arbeitsortgestaltung feste Zeiten der Erreichbarkeit definiert werden. Planen Sie gemeinsame Videokonferenzen, um die tägliche Arbeit untereinander abzustimmen. Bitte vergessen Sie trotzdem nicht: Am Ende zählt die Qualität der Arbeit und die damit einhergehende Zufriedenheit Ihrer Kunden. Vertrauen Sie Ihren Angestellten und Kollegen, auch wenn Sie diese nicht mehr direkt im Blick haben.

Technische Fragestellungen

Wichtige Funktionen im Geschäftsalltag.
“Wie wird der Dienst E-Mail behandelt?”

Wird mit einem internen Mailserver gearbeitet – z.B. Microsoft Exchange – muss dieser im Internet oder VPN freigeschaltet werden oder zu Microsoft Office 365 oder Google G-Suite migriert werden.

Interne Mailserver werden nicht selten mit veralteten Patchständen und unzureichender Sicherheitskonfiguration betrieben (z.B. fehlende Schutzmaßnahmen gegen fremde Zugriff, Auslesen von vertraulichen E-Mails oder Versenden von SPAM). Dies muss überprüft und abgestellt werden.

Danach kann von überall auf den E-Mail-Server zugegriffen werden und die Mitarbeiter können den Dienst E-Mail aus dem Home Office benutzen.

“Wie wird mit dem Telefon umgegangen?”

Dies hängt stark von der vorhandenen Infrastruktur ab, weshalb zunächst die geschickteste Lösung ermittelt werden muss. Es gibt eine Vielzahl von Ansätzen. Die Auswahl erfolgt nach Gesichtspunkten wie Minimierung der Kosten und Maximierung des Nutzens:

Weiterleitung der bestehenden internen Durchwahlen auf das Handy.

Endgeräte verbinden sich via VPN mit der Telefonanlage und es stehen Komfortfunktionen wie Verbinden, Konferenzen, Besetzt-bei-Besetzt etc. zur Verfügung

Es wird eine Cloud-Telefonanlage benutzt, die perfekt auf flexible Arbeitsplätze und Nutzung mit beliebigen Endgeräten wie Sip-Telefon, Smartphone-App, PC-App von beliebigen Orten aus funktioniert.

Nutzung einer modernen cloudbasierten Kommunikationslösung wie Microsoft Teams, ZOOM.

    “Wie wird auf Dateien zugegriffen?“

    Hier werden die Voraussetzungen untersucht und geeignete Lösungen oder Kombinationen aus Lösungen umgesetzt:

    Ein sicherer VPN-Zugang in die Firma ermöglicht den Zugriff auf Daten und Server.

    Nutzung eines Cloud-Hosting-Dienstes, wie die frei verfügbare Open-Source-Lösung Nextcloud, um aus dem Internet Zugriff auf lokale Fileserver zu gewähren.

    Nutzung von Remote-Desktop-Arbeitsplätzen (RDP) oder Virtual-Desktop-Infrastructure (VDI) oder einem Fernwartungsprogramm wie Teamviewer um aus der Ferne auf die Arbeitsplätze im Büro zuzugreifen und diese in gewohnter Weise und in gewohnter Umgebung zu bedienen.

    Nutzung von Cloudspeichern wie Google Drive (aus Google G-Suite) oder Microsoft OneDrive (aus Microsoft Office 365) oder Dropbox oder die Open Source Lösung NextCloud.

      “Wie wird auf Spezialprogramme zugegriffen?”

      Kompliziert wird es, wenn ein Programm erhöhte Anforderungen hat wie einen Hardware-Dongle (z.B. CAD-Software), eine geringe Netzwerk-Latenz benötigt (z.B. Lexware Buchhaltungssoftware) oder viel Daten überträgt (z.B. Access-Datenbanken). 

      Hier bietet sich die Nutzung von Remote-Desktop-Arbeitsplätzen (RDP) oder Virtual-Desktop-Infrastructure (VDI) oder Teamviewer-Fernwartung an, um aus der Ferne auf die Arbeitsplätze im Büro zuzugreifen und wie gewohnt mit seinen Programmen zu arbeiten.

      “Wie wird das abgesichert? Sowohl gegen Hacker, Trojaner, Viren, also auch Datenschutztechnisch (EU-DSGVO)”

      Die Angriffsfläche für Hacker, Trojaner und Viren weitet sich durch Homeoffice-Arbeitsplätze stark aus. Wie kann sichergestellt sein, dass dort kein unbefugter USB-Stick oder ein Schadprogramm aus dem Internet runtergeladen wird? Zum Beispiel wenn Kinder Zugriff auf den PC haben. Wie wird der Abfluss von Daten verhindert? Und alle diese Fragen müssen nicht nur aus Sicht der IT-Sicherheit beantworten werden, sondern auch mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt werden, um keinen teuren Datenschutzverstoß gegen die EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) zu riskieren.

      Ansätze sind Schulungen und Belehrungen der Mitarbeiter sowie technische Maßnahmen wie VPN, Firewalls, zentrale VPN-Konzentratoren und inhaltsbasierte Filter an zentralen Firewalls.

      Das Foto zeigt K&K Software AG Vorstand Arnulf Koch.
      Digitale Zukunft jetzt schon nutzen.

      „Wer heute Homeoffice sauber in seine Betriebsabläufe integriert, hat in der modernen Arbeitswelt echte Wettbewerbsvorteile! Mitarbeiter fragen es nach, Arbeitgeber müssen es faktisch anbieten und es verändert das eigene Unternehmen zum Besseren. Positive Effekte hieraus sind echte Flexibilität und engere Mitarbeiterbindung.“

      Arnulf Koch

      Vorstand & Gründer

      Unterschrift Arnulf Koch
      Genauso arbeiten können wie an Ihrem Büroarbeitsplatz

      Anforderungen an Ihren Home Office-Arbeitsplatz

      Im Gespräch mit Kunden hören wir oft von folgenden Schwachstellen und Wünschen für einen gleichwertigen Home-Office Arbeitsplatz:

      1. Vollwertiger Remote-Arbeitsplatz

      Top-3 Herausforderungen:

       

      • Einbettung in Firmenumgebung mit Benutzerauthentifizierung
      • Verwendung der gewohnten Anwendungen
      • Einhaltung von Vorgaben zum Datenschutz

      2. Zugriff auf Unternehmensressourcen

      Top-3 Herausforderungen:

       

      • Zugriff auf Dateien, Laufwerke und NAS-Systeme
      • Verwendung von Büro-Infrastruktur (z.B. Fax-Server)
      • Überwachung und Bedienung von Produktionsanlagen

      3. Kommunikation und Zusammenarbeit

      Top-3 Herausforderungen:

       

      • Interne E-Mail-Kommunikation
      • Echtzeit-Chat zur Team-Koordination mit Strukturierung in Gruppen und Kanäle
      • Sprach- und Video-Telefonie als Austauschmedium

      4. Kundenkommunikation und Erreichbarkeit

      Top-3 Herausforderungen:

       

      • Vollumfängliche E-Mail-Korrespondenz und -Kommunikation
      • Telefonische Erreichbarkeit
      • Zugriff auf ERP-System

      5. Steuerung der Mitarbeiter

      Top-3 Herausforderungen:

       

      • Arbeitsanweisungen
      • Leistungserfassungen
      • Reporting

      6. Gesetzliche Anforderungen sicherstellen

      Top-3 Herausforderungen:

       

      • Vollumfängliche E-Mail-Korrespondenz und -Kommunikation
      • Telefonische Erreichbarkeit
      • Zugriff auf ERP-System
      Gemeinsames Arbeiten von Zuhause aus

      Einige konkrete Vorteile

      Die Motivation für die Schaffung von Homeoffice-Regelungen und Arbeitsplätzen ist mit unterschiedlichen Erwartungen verbunden. Unsere Kunden konnten die folgenden Verbesserungen feststellen:

      Icon - Produktivität aufrecht erhalten

      Produktivität aufrecht erhalten

      • Mitarbeiter im Homeoffice
        können auf Daten in der Firma zugreifen
      • Nahtlose Zusammenarbeit
        zwischen Büro und Home Office Mitarbeitern
      • Leistungen erbringen
        und Umsatz erzielen
      Icon - Attraktiv für Mitarbeiter

      Attraktiv für Mitarbeiter

      • Vereinbarkeit Familienleben
        durch Digitalisierung des Arbeitsplatzes
      • Home Office ermöglicht volle Flexibilität
        egal ob Arbeitszeit und/oder -ort
      Icon - Sicherheit für das Unternehmen

      Sicherheit für das Unternehmen

      • Einhaltung der Datenschutzvorgaben
        durch Regelung von Datenzugriffskanälen
      • Nachvollziehbarkeit und Absicherung des Zugriffs auf Unternehmensressourcen
        durch Techniken wie Multi-Faktor-Authentifizierung
      • Sicherer Datenaustausch
        durch Verwendung zeitgemäßer Verschlüsselungstechnologien
      Icon - Effizienzsteigerungen

      Attraktiv auch für den Arbeitgeber

      • Einführung Modern Workplace
        zur besseren und flexibleren Auslastung von Arbeitsplätzen
      • Veränderung des Mindsets
        die Arbeit als Tätigkeit statt als Ort ansehen
      • Ansprechende Außenwirkung
        für junge Menschen
      Wie macht K&K es besonders?

      Warum K&K beauftragen?

       

      Deshalb sind wir der richtige Partner an ihrer Seite.

      Das Foto zeigt die Vorstände und Gründer der K&K Software AG Arnulf Koch und Armin Krauß

      20 Jahre Erfahrung in Beratung und Umsetzung

      • Wir kennen Arbeitsprozesse
        Durch unsere Kunden im gehobenen Mittelstand, Industriebetrieben und Großindustrie, sowie Behörden kennen wir Arbeitsweisen in vielen Facetten. Die Unternehmensanforderungen hinsichtlich Zusammenarbeit und Produktivität sind uns dadurch ebenso geläufig wie die Arbeitsplatzvorstellungen und Wünsche der Angestellten.
      • Wir kennen Firewalls, VPN-Lösungen und Remote-Arbeitsplätze
        Netzwerke und IT-Infrastruktur gehört zu unseren Spezialitäten. Wir verfügen über ein tiefgreifendes Netzwerkständnis und Expertenwissen zu Firewalls und unterschiedlichen VPN-Lösungen. Daneben verstehen wir es Fern- und Homeoffice-Arbeitsplätze für unterschiedliche Anwendungsfälle passend zu konzeptionieren und bereitzustellen.
        Bei aller Liebe zum Detail spielen insbesondere Sicherheit und Datenschutz stets eine zentrale Rolle.

      Echte herstellerneutrale Beratung

      • Kostenfreie Open Source
        Wir lieben freie Lösungen wie OpenVPN, Tinc oder Nextcloud
      • Kommerzielle Software vom Marktführer
        Wir pflegen zahlreiche Partnerschaften, u.a. als Microsoft Gold Partner, Sophos Partner und Forcepoint Partner
      • Individuelle Eigenentwicklung
        Wenn die Standardprodukte an Ihre Grenzen stoßen, entwickeln wir findige Auswege und Lösungen
      • Ihr Vorteil:
        Es kommt die ideale Lösung für den Kunden zum Einsatz, nicht was der Vertrieb verkaufen muss.
      Eine Frau hört einer nicht eindeutig erkennbaren weiteren Person zu und macht Notizen zum Gespräch.

      Unsere Lösungen

      Das Foto zeigt eine Businessfrau mit Laptop und Notizen im Gespräch mit einer weiteren nicht eindeutig erkennbaren Person.

      Von der Idee zur Umsetzung

      Typische Fragestellung

      Erhalten sie einen kurzen Überblick über beispielhafte Fragestellungen zum Thema „Home-Office“

      Auf dem Bild sind die Icons "@", "Telefonhörer", "Smartphone" und "Briefumschlag" zu sehen.

      Effiziente Planung

      Anforderungen

      Moderne Unternehmen sehen sich heutzutage mit vielen Anforderungen konfrontiert.

      Tisch mit Notizbuch, Stift, Smartphone und Laptop.

      Auf einen Blick

      Die Vorteile von Homeoffice

      Gute Gründe für Ihre eigene Homeoffice-Transformation.

      Das Foto zeigt die 27 Mitarbeiter der K&K Software AG.

      Mit uns richtig beraten

      Darum K&K beauftragen

      Jahrelange Erfahrung machen uns zu dem richtigen Partner für Ihre Home-Office Umstellung.

      Unser Angebot

      Das Foto zeigt einen Taschenrechner als Kakulator und einen Stift und ein Blatt Papier.

      Individuell

      Kalkulator

      Kalkulieren Sie online die Phase-1 Workshops zum Projektstart und sehen Sie sofort den Festpreis.

      Auf dem Foto sieht man 2 Personen, die Online und Offline mit Stift und Papier und Laptops arbeiten.

      Phase 1

      Analyse und Konzeption

      Eine gute Vorbereitung ist essentiell für den Projekterfolg.

      Home-Office Arbeitsplatz

      Phase 2

      Umsetzung

      Alle Leistungen zur Implementierung.

      Vertriebsleitung Laura Köpl

      Phase 3

      Laufende Betreuung

      Arbeiten nach dem Projekt: Hotline und Support, 24/7 Monitoring

      Bandbreiten für Videokonferenzen und Homeoffice

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